1. Hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ đảng viên trong kỷ nguyên số

Nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức xây dựng Đảng, Ban Thường vụ Đảng ủy xã Hòa Trạch đã ban hành Kế hoạch triển khai công tác số hóa hồ sơ đảng viên, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử trong toàn Đảng bộ xã.

Mục tiêu cốt lõi của kế hoạch là chuyển đổi phương thức quản lý từ hồ sơ giấy truyền thống sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số, từng bước hiện đại hóa, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin đảng viên trong toàn Ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

Hồ sơ đảng viên điện tử sau khi hoàn thành số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu sẽ được cập nhật, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, gắn đúng với từng đảng viên và tổ chức đảng quản lý, bảo đảm tăng khả năng kết nối, chia sẻ, tái sử dụng dữ liệu và hạn chế tối đa việc nhập liệu trùng lặp.

Dữ liệu được tạo lập phải bảo đảm các tiêu chí: “Đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” và tuân thủ nguyên tắc: “Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”, đồng thời bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và dữ liệu cá nhân.

2. Phạm vi, đối tượng và phân công trách nhiệm triển khai

Kế hoạch áp dụng đối với toàn bộ hồ sơ đảng viên thuộc Đảng bộ xã Hòa Trạch do Ban Xây dựng Đảng xã, các đảng bộ cơ sở và chi bộ cơ sở quản lý. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được phân công cụ thể như sau:

Ban Xây dựng Đảng xã: Trực tiếp chủ trì rà soát, chỉnh lý, phân loại, số hóa, kiểm tra chất lượng, ký số và cập nhật lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên; tham mưu thành lập Tổ thực hiện số hóa của xã.

Văn phòng Đảng ủy xã: Phối hợp chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, máy tính, máy quét (scanner), thiết bị lưu trữ, thiết bị ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ; bảo đảm an toàn mạng nội bộ và tham mưu kinh phí thực hiện.

Các đảng bộ cơ sở, chi bộ cơ sở: Lập kế hoạch nội bộ, rà soát, chỉnh lý, chuẩn bị hồ sơ; cử cán bộ đầu mối phối hợp với Ban Xây dựng Đảng trong giao nhận, hoàn trả và bổ sung hồ sơ theo quy định.

Các chi bộ trực thuộc & Đảng viên: Chi bộ phối hợp rà soát danh sách, xác nhận thông tin biến động đảng viên. Mỗi đảng viên có trách nhiệm chủ động kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin và tài liệu minh chứng khi có yêu cầu.

Thứ tự ưu tiên số hóa hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo 4 nhóm:

1. Cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Đảng ủy xã quản lý;

2. Cán bộ thuộc diện cấp ủy các cấp quản lý;

3. Hồ sơ đang được sử dụng thường xuyên trong công tác tổ chức cán bộ;

4. Các hồ sơ đảng viên còn lại.

3. Lộ trình tiến độ thực hiện gồm 4 giai đoạn trọng tâm

Kế hoạch số hóa hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Hòa Trạch được triển khai theo 4 giai đoạn cụ thể:

Giai đoạn 1 (Hoàn thành trước 05/8/2026): Rà soát, kiểm kê, chỉnh lý, phân loại hồ sơ và xác định nhóm ưu tiên; chuẩn bị đầy đủ hạ tầng kỹ thuật, thiết bị quét, phần mềm, thiết bị ký số và điều kiện an toàn thông tin.

Giai đoạn 2 (Hoàn thành trước 30/8/2026): Số hóa hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Ban Thường vụ Đảng ủy xã quản lý (ưu tiên hoàn thành các tài liệu mức độ 1).

Giai đoạn 3 (Hoàn thành trong tháng 9/2026): Số hóa hồ sơ đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp ủy các cấp quản lý và các hồ sơ sử dụng thường xuyên.

Giai đoạn 4 (Hoàn thành trước 30/11/2026): Số hóa toàn bộ hồ sơ đảng viên còn lại, hoàn thiện các tài liệu mức độ ưu tiên 2, 3; tổ chức kiểm tra, nghiệm thu, khắc phục các hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

4. Quy trình kỹ thuật số hóa và đồng bộ trên Sổ tay đảng viên điện tử

Quy trình số hóa hồ sơ được thực hiện nghiêm ngặt qua 5 bước kỹ thuật: Rà soát phân loại → Số hóa quét tài liệu (định dạng PDF) → Đặt tên tệp/thư mục chuẩn hóa theo mã tổ chức đảng và số CCCD → Kiểm tra chất lượng → Ký số xác nhận (dùng con dấu điện tử tổ chức, gắn hậu tố .signed.pdf) → Cập nhật tập trung lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên.

Song song với quá trình số hóa, quy trình rà soát và cập nhật thông tin trên Sổ tay đảng viên điện tử cũng được triển khai đồng bộ:

Đảng viên đăng nhập Sổ tay đảng viên điện tử để đối chiếu thông tin (kết nối dữ liệu VNeID), thực hiện cập nhật, gửi đề nghị bổ sung tài liệu.

Chi ủy / Bí thư chi bộ kiểm tra, rà soát các nội dung đề nghị của đảng viên và xác nhận trên hệ thống.

Cấp ủy quản lý hồ sơ phê duyệt chính thức để cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Toàn bộ lịch sử điều chỉnh đều được hệ thống lưu vết tự động.

Định kỳ trước ngày 01 và ngày 14 hằng tháng, các cấp ủy, tổ chức đảng gửi báo cáo tiến độ về Ban Xây dựng Đảng xã để tổng hợp tham mưu Ban Thường vụ Đảng ủy xã báo cáo Ban Tổ chức Tỉnh ủy Quảng Trị. Công tác tổng kết toàn bộ Kế hoạch sẽ diễn ra sau ngày 31/12/2026.